エクセルにまとめている売り上げデータを見やすい表にしたいけど、方法はある？
項目ごとにリスト化した数値を簡単に集計する方法が知りたい
ピボットテーブルって聞いたことがあるけど、使い方がわからないや
エクセルで売り上げやデータ量など纏めている人は多いと思います。
この様なデータを綺麗に集計して見やすくしたり、報告書に記載するために纏めることがあります。
数式を書いて修正したり、手入力で行うことは可能ですが計算ミスや作業ミスが怖いですよね。
そんな時はエクセルの「ピボットテーブル」を使うことが出来ます。
「ピボットテーブル」を使うと、今まで苦労してきた集計がものの数分で終わりますよ。
ピボットテーブルって？
データの集計を簡単に実施してくれるエクセルの機能です
エクセル上の説明は「複雑なデータをピボットテーブルに簡単に配置し、集計します」と、ピボットテーブルが何かを知りたいのに、説明に「ピボットテーブル」の文字が入っておりよく分からないです。
簡単に説明すると集計する機能です。
この機能を使うと、集計がものの数分で行うことが出来ます。
また、集計を行う理由としては見やすくする、上司に報告するため等だと思います。
数値だけだとパッと見で上がっているのか下がっているのか分からないです。
その為、ピボットテーブルを使った集計と、集計結果を視覚的にも見やすいグラフ化の方法についても記載します。
ピボットテーブルの使い方
今回のピボットテーブルの使い方は「Excel2013」を使用して説明しています。
基本的な機能は変わらないため、その他のバージョンでも十分に参考になりますよ。
ピボットテーブルを使用する場合の条件
ポイント
データのリストに項目名があること
セルが結合されていないこと
同じセル内にコメント等を入れていないこと
ピボットテーブルを使うにあたり、いくつかの条件があります。
自動で集計するため、集計元の情報は条件に沿っていないと正常に処理することが出来ません。
１）データのリストに項目名があること
エクセルにリスト形式で情報（データ）を記入している場合、その情報が「何の情報か」を記載している「項目名」が一番上の行に記載されている必要があります
２）セルが結合されていないこと
集計元のリストの中で、セルの結合が行われている場合、ピボットテーブルが正しく機能できません
リスト的には見やすくするためにセルの結合を行っている可能性がありますが、セルの結合は解除してください。
３）同じセル内にコメント等を入れないこと
セル内に数値を入れた後にコメント等を追加している場合、当然ですがそのセルの情報は数値として認識することが出来ません。
セル内には必要な情報だけ記入するようにしてください。
ピボットテーブルの使用サンプル
ピボットテーブルの使い方を説明をするために以下のリストを作成しました。
実際にはこのような単純なリストは無いですが、商品と購入者の年齢層、購入金額の3項目のリストとなっています。
ピボットテーブルは挿入メニューにあります。
「ピボットテーブル」を選択すると、参照するデータの範囲と、集計情報を表示するセルの位置を指定する画面が表示されます。
「テーブル/範囲（T）」のテキストボックスにリストの範囲を入力、もしくはテキストボックスの横の範囲選択ボタンを選択してリストを選択します。
リストの範囲は、「項目名」も含めて指定してください。今回の場合は、2行目のセルを含むような範囲で指定する必要があります。
ピボットテーブルの「場所（L）」は既存のワークシート（同じシート）のリストの隣を設定しました。
OKボタンを押すと、何も設定されていない状態のピボットテーブル画面が表示されます。
この表自分の何処でも良いのでクリックすると、画面右にピボットテーブルに表示する項目の設定画面が表示されます。
この「項目名」がリストにつけた「項目名」となっています。
上部の「レポートに追加するフィールドを選択してください」に表示されている「項目名」を下部の「行」「列」「値」の箇所にドラッグ＆ドロップで移動させます。
今回は、上記の様な設定をしました。
ピボットテーブルを確認すると、設定した条件での集計が行われています。
商品別集計、年齢別集計、全合計など表形式で集計されました。
「行ラベル」「列ラベル」で記載れている箇所は、普通にセル上の操作で好きな文言に修正することが出来ます。
分かりやすいようにリストの項目名を記入しました。
入力データが変更された時の再集計方法
参照元のデータに変更が入った場合は、「更新」操作が必要
リスト上の値が変更された場合、ピボットテーブルの自動更新は行われません。
手動で再集計操作を行う必要があります。
分かりやすい箇所として、年齢３０の金額を変更しました。
ピボットテーブル上の値はまだ更新されていません。
「更新」の方法はいくつかありますが、ピボットテーブル上で右クリックから「更新」するのが一番簡単です。
「更新（Ｒ）」を選択することで、情報が一致しました。
また、「更新」はメニューからの操作でも可能です。
ピボットテーブルの何処かを選択することで、メニュー上にピボットテーブル用のメニューが表示されます。
入力データの範囲が変更された時の修正方法
リストに新たな情報が追加された場合は、データの参照範囲の変更操作が必要になります。
サンプルのリストに1行情報を追加しました。
当然ですが、集計のデータ範囲外のためピボットテーブル上に値は反映されていないです。
選択範囲の変更を行うには、メニューから「データソースの変更」操作が必要です。
ピボットテーブルを選択することで、ピボットテーブル用のメニューが表示されます。
「データソースの変更」を選択すると、範囲選択の画面が表示されます。
今回追加した行は「9行目」になるため、範囲外になっています。
その為、9行目までを範囲内に再設定しました。
OKを選択すると、ピボットテーブルの値が更新されます。
表示したい内容のフィルタ方法
ピボットテーブル上に表示させる項目でフィルタを行うことも可能です。
行情報の「商品」でも列情報の「年齢」でもフィルタは行えます。
フィルタの条件はドロップダウンボタンを選択することで表示ができます。
条件としては、通常のエクセルのフィルタと同じです。
「商品」の横のボタンを選択した時の表示は以下になります。
商品「BBB」と年齢「10」を非表示にしてみました。
ピボットテーブル内だけでフィルタが行われていることが確認できます。
ワードやパワーポイントへの集計情報をコピー
コピーペースト操作で、ピボットテーブルの結果をWordやPowerPointに貼り付けが可能
集計を取る理由の一つに、報告書作成のため、があります。
エクセル上で作成した表は、そのままワードやパワーポイントへ貼り付けが可能です。
ワード（Word2013）への貼り付け
パワーポイント（PowerPoint2013）への貼り付け
ピボットテーブルの集計結果をグラフにする
ピボットグラフを使用することで簡単に集計結果をグラフ化できる
ピボットテーブルの表形式でも十分見やすくなりましたが、情報が多くなればなるほど見難さが出てきます。
視覚的に分かりやすくする、報告書にまとめるためにグラフ化についても記載します。
こちらもさほど難しい手順は無く、エクセルの機能として容易に作成が可能です。
挿入メニューにある「ピボットグラフ」を選択します。
ピボットテーブルの作成時の画面とほぼ同じ画面が表示されますので、範囲を選択して「OK」を選択します。
値が設定されていないピボットテーブルの表示とピボットグラフが表示されます。
ピボットテーブルの設定を行うことでグラフが表示されます。
どのようなグラフにすればいいのか、
エクセルの機能や資格について
ピボットテーブルだけではなく、エクセルには数式やマクロ等、色々と便利な機能が多く備わっています。
また、エクセルはIT業界だけではなく、色々な業界で使用されているアプリケーションになっています。
このエクセルにも資格が存在しています。
機能について知識があると無いとでは、作業効率がかなり変わってくるので、興味があれば資格についても考えてみてください。
Excelの資格「MOS（マクロソフト オフィス スペシャリスト）」は色々な仕事に生かせます
まとめ
簡単に集計することが出来るピボットテーブルの使用方法について記載をしました。
参照する情報（リスト）が条件に合っている（条件にあるように作り変えることが出来る）場合は、かなり使い勝手が良い機能となっています。
また、グラフの作成も容易に行うことが出来ます。
上手に活用すれば、作業時間の大幅な短縮ができますね。
是非、有効活用してください。